10 Dicas Contra o Stress - Administrando melhor seu tempo
Está difícil administrar o seu tempo? A vida está uma correria? Pare um pouco e reflita sobre as dez dicas que lhe apresentaremos a seguir. Elas lhe servirão de referência para que você consiga gerenciar melhor o seu tempo e consequentemente ter uma vida mais tranqüila.
Ao aplicar o que está recomendado nas dicas abaixo você certamente vai sentir uma boa redução no seu nível de stress além de avançar um pouco mais na busca pela excelência pessoal e profissional.
1. Estabeleça Metas
Seja em casa ou no trabalho você deve saber exatamente onde quer chegar.
Estabeleça metas para sua vida pessoal e profissional. Essas metas lhe servirão de base para saber o que deve ser priorizado bem como lhe ajudarão a estabelecer a ordem de execução.
2. Planeje
Esse é com certeza um dos passos mais importantes para melhorar o gerenciamento de seu tempo pessoal e profissional . A dica principal para o seu planejamento é que você seja realista quanto à sua capacidade de executar as atividades do seu dia-a-dia. Certifique-se de que não venha a se comprometer com outras pessoas aceitando atividades acima de sua capacidade de execução. Isso certamente é uma das principais fontes de stress pois há um limite para o que você pode fazer diariamente e ele de ser considerado. Use suas metas e prioridades para garantir que você terá tempo para as coisas realmente essenciais que precisam ser resolvidas a cada semana. Reserve um certo tempo para lidar com o inesperado, para aqueles problemas que sempre surgem de última hora e que vão exigir flexibilidade de sua agenda para que você não fique sobrecarregado.
3. Priorize
Cada objetivo que você estabeleceu tem um certo grau de importância em sua vida, seja profissional ou pessoal. Faça uma lista e a mantenha sempre perto para que você não perca o foco do que é mais importante num dado momento do dia ou da semana. Pelo menos até que você se acostume a manter essa lista mentalmente, é importante que a escreva.
Anote seus objetivos principais e os classifique segundo o grau de prioridade ou importância que eles tem para sua vida, seja estabelecendo uma ordem numérica, alfabética ou por cores por exemplo. Mas não complique, mantenha uma lista simples para não gerar ainda mais stress com a administração das prioridades. Organize seu tempo em blocos (que podem ser períodos de tempos, como horas, dias) e vá classificando, colocando as tarefas mais importantes em primeiro lugar de execução. A seguir vá passando para as demais tarefas sempre considerando um certo tempo para tratar do inesperado. Considere inclusive delegar algumas tarefas para outras pessoas, por que não? Caso não seja possível, evite se comprometer com coisas que não vai conseguir fazer.
4. Defina Prazos
Uma vez que tenha seus objetivos, prioridades e uma agenda definida, é hora de estabelecer uma data limite para concluí-los. Se ainda não estabeleceu prazos para suas tarefas é hora de fazê-lo. Novamente aqui é importante ter bom senso ao considerar os critérios de prioridade. Se você permitir que novas tarefas não planejadas entrem em sua agenda, há uma grande chance de que você não execute alguns dos objetivos mais importantes para realizar outros de importância secundária.
5. Anote o que tem feito
Ao adotar o sistema aqui proposto, pelo menos no primeiros dias, anote como você utilizou seu tempo realizando as tarefas diárias. Ao revisar mais tarde esta lista você terá uma idéia mais clara de como gasta seu tempo. Se preferir utilize uma planilha Excel para isso.
Anote uma descrição da tarefa, o tempo gasto do dia com ela, que prioridade ela tinha e o nível de esforço que ela lhe exigiu. Isso será importante também para que você identifique que horas do dia sua produtividade é maior, facilitando inclusive para que você planeje melhor os períodos do dia que usará para realizar cada tarefa.
Naturalmente somos predispostos a trabalhar melhor em determinados horários do dia. Algumas pessoas trabalham melhor de manhã e outros à noite. Não é difícil deduzir que as tarefas mais complicadas tem que ser agendadas para os horários que você tem maior energia. Desconsiderando essa questão você poderá gerar stress por agendar tarefas que exigem altos níveis de concentração durante horas nas quais você está naturalmente com pouca energia.
6. Não adie tarefas ou compromissos
Se você já sabe quais tarefas devem ser feitas e o prazo final de cada uma então não fique adiando o início da execução daquelas tarefas indesejadas deixando-as para o último minuto.
Elas não vão se resolver por passe de mágica, então é melhor que você se dedique a resolvê-las dentro do prazo que agendou para cada atividade. O alívio que você vai sentir depois de completar essas tarefas vão ser de grande valor na redução de seu stress e vão lhe impulsionar a completar as demais.
Portanto aquele email que você lê e relê e não sabe o que responder, da próxima vez que o abrir responda.
7. Cuidado com as Distrações
Distrações como e-mails, mensagens instantâneas, ligações telefônicas, internet, colegas de trabalho ou ambiente barulhento vão fazer seu rendimento cair além de lhe desviar das tarefas prioritárias. Experimente registrar essas interrupções e você ficará surpreso com o tempo que perde com elas.
Revise semanalmente suas anotações a fim de descobrir como evitá-las e reduzirá seu stress porque vai sobrar mais tempo no seu dia a dia. Se não tiver como evitá-las tente pelo menos considerá-las ao fazer o planejamento da sua semana de trabalho.
No caso do email, estabeleça alguns horários para verificá-los, sem precisar ficar a todo instante interrompendo sua concentração para responder sobre assuntos cuja importância seja menor do que suas atividades em andamento.
Três vezes por dia talvez seja o necessário para que você fique atualizado e não desperdice seu tempo.
Priorize os emails que você irá responder. Mantenha emails de ordem pessoal e profissional separados. Os alertas de email recebido são uma tentação para que verifiquemos emails constantemente então considere desativar esse recurso.
Caso não precise usar mensagens instantâneas como MSN ou Skype, configure seu sistema para que não se logue automaticamente nesses serviços a cada vez que liga o PC. Também poderá definir seu status como invisível ou off-line.
O mesmo pode ser feito com as chamadas telefônicas. Talvez seja possível identificar o grau de importância de cada ligação antes de atender .
Lembre-se que algumas tarefas podem estar lhe exigindo máxima concentração e cada interrupção por mais breve que seja vai lhe custar um certo tempo para voltar ao nível de concentração anterior.
Se você realmente precisa da internet para buscar informações sobre seu trabalho, tome cuidado para não se dispersar e perder tempo com redes sociais, sites, blogs que nada tenham a ver com seu trabalho.
Ao receber feeds com informações relacionadas ao seu trabalho revise-os para ver se estas informações que recebe por email são realmente necessárias. Se for o caso cancele a assinatura dessas mensagens.
Caso o problema sejam os colegas de trabalho, quem sabe você pode usar fones de ouvido para escutar música, ou ainda, se a música lhe distrai (como acontece comigo por exemplo), então considere usar protetores auriculares que lhe permitirão trabalhar com um mínimo de barulho.
Provavelmente ao vê-lo com protetores auriculares ou fones os demais colegas pensarão melhor antes de interrompê-lo com um assunto banal. Caso isso não resolva, talvez seja necessário falar diretamente com a pessoa em questão. Obviamente primando pelo respeito e procurando não constrangê-la.
Caso sua sala tenha uma porta, quem sabe fechando a porta por uma hora ao dia possa lhe proporcionar a concentração necessária para resolver as questões mais complexas. Procure também agendar as tarefas a serem executadas para que sejam semelhantes e próximas entre si. Isso facilitará sua concentração tratando assuntos semelhantes de forma sucessiva.
8. Faça Intervalos
Todas pessoas tem altos e baixos em seu desempenho durante o dia, isso é inerente ao ser humano. Se você tentar tocar direto várias tarefas sucessivamente, suas energias vão se esgotar ainda mais rápido. A conseqüência disso é que você levará ainda mais tempo para concluir suas tarefas. Às vezes cinco minutos de intervalo podem significar muito. Tente agendar breves paradas durante o expediente para que você vá tomar um copo d’água ou simplesmente esticar as pernas um pouco. Um simples copo de água vai lhe re-hidratar e lhe dar um pouco mais de energia para continuar o trabalho. Aliviando a mente por breves instantes poderá vai lhe aliviar o stress e quem sabe lhe trazer até mesmo o insight que precisa para resolver um problema.
9. Evitar sonolência
Tenha uma boa noite de sono. Cada pessoa tem os seus limites e necessidades. Será que você está dormindo realmente o necessário? Pesquisas recentes apontam o sono como o responsável pelo processo de assimilação de conhecimentos e pela memorização. A sonolência pode fazer cair a produtividade deixando-o mais vulnerável a distrações. Isso poderá lhe estressar ainda mais ao constatar que seu trabalho ao final do dia rendeu muito pouco.
Quando estiver se sentindo cansado no trabalho, aproveite uma das pausas e vá dar uma caminhada para tomar ar fresco, se movimentar. Isso pode aumentar sua produtividade a medida que melhorará seus níveis de energia.
10. Fique atento à sua alimentação
Ao beber pouca água durante o dia você poderá se desidratar e consequentemente afetar seu desempenho mental e a concentração. A alimentação também poderá influenciar no seu desempenho. Evite alimentos pesados e muito gordurosos durante o almoço e considere ter um lanche leve à disposição para comer quando sentir fome. A fome pode levar à sonolência e um pequeno lanche a base de frutas por exemplo pode aumentar sua energia.
O controle do estresse é um processo gradual portanto tenha paciência em aplicar essas dicas. Com certeza organizando melhor seu tempo você obterá ótimos resultados e não ficará tão sobrecarregado pelas tarefas diárias.
Baseado nas dicas de: http://hollyworton.com/ |
